کاغذبازی؛ دغدغه‌های اولین استان مجازی!

به گزارشامروله، درست چهارسال پیش و در شهریورماه 94 بود که استان کرمانشاه به عنوان اولین استان مجازی کشور معرفی شد و قرار بود پایلوت این موضوع در کشور باشد.

این آرمانشهری که برای کرمانشاه متصور شدند اما تنها در حد شعار و حرف باقی ماند و هنوز این استان دو میلیون نفری در گیرد و دار کاغذبازی و بوروکراسی سنگین اداری باقی مانده است.

مسئولان این استان حتی در پیاده کردن دولت الکترونیک هم نتوانسته‌اند به آن دستاوردهایی که برای خودشان ترسیم کرده بودند برسند.

چند سالی است که سیستم اتوماسیون اداری در استان کرمانشاه و ادارات آن انجام می شود اما هنوز به آن نقطه مطلوب در این زمینه نرسیده‌ایم؛ با توجه به مزایای این سیستم و عدم اجرای کامل آن این سوال ایجاد می‌شود که وقتی راه اندازی دولت الکترونیک باعث شفاف شدن عملکرد سازمان ها می شود چه دلیلی وجود دارد که اهتمامی جدی از سوی برخی از ادارات در این مسیر وجود نداشته باشد؟

مشکلات استفاده از سیستم سنتی کاغذی برای انجام امورات اداری

باغ فلکی، استاد اقتصاد دانشگاه آزاد اسلامی استان کرمانشاه در گفتگو با خبرنگار مرصاد در خصوص مشکلات استفاده از سیستم های سنتی کاغذی گفت: عدم صرفه جویی در مصرف کاغذ، امکان گم شدن نامه، عدم ارسال پیامک شماره نامه، تخریب محیط زیست و طولانی شدن زمان پاسخ دهی از جمله مشکلاتی است که در نتیجه استفاده از سیستم های کاغذی اتفاق می افتد.

وی در خصوص مزایای اجرای اتوماسیون در ادارات نسبت به سیستم کاغذی افزود: احساس نیاز به مدیریت اسناد تولید شده در سازمانها در طول زمان یکی از نیازهای اساسی و دغدغه‌های مدیران و صاحبان کسب و کار است.

استاد اقتصاد دانشگاه آزاد اسلامی استان کرمانشاه افزود: سیستم اتوماسیون اداری با برچیدن روش های سنتی باعث سرعت بخشیدن به امور اداری و افزایش ضریب اطمیمنان و دقت در جهت جلوگیری از اتلاف وقت و ثبت و نگهداری بهینه اطلاعات شده است.

این استاد دانشگاه در خصوص دیگر مزایای سیستم بدون کاغذ گفت: ثبت تمام مشخصات نامه های وارده و صادره، طبقه بندی نامه ها از جهت ارجحیت، شماره نامه، رونوشت و... و. ، امکان سریع دسترسی به نامه های پیرو، امکان پیوست هر نوع فایل با هر فرمت مانندpdfو اکسل و جستجوی سریع بر اساس موضوع از جمله مزایای اجرای این طرح است.

باغ فلکی، اصلاح اطلاعات، امکان انواع طبقه بندی مانندعادی محرمانه و...، امکان کپی کردن متعدد نامه ها، امکان اسکن تصاویر با هر فرمت، امکان ویرایش نامه ها، جلوگیری از آشفتگی، قابلیت گزارش گیری، توزیع سریع نامه ها، امکان ارجاع همزمان، دسترسی سریع به نامه ها، جلوگیری از هدر رفتن وقت و کاغذ و استفاده بهینه از نیروی انسانی را از دیگر مزایای اجرای این سیستم عنوان کرد.

هر روز که دیرتر سراغ دولت الکترونیک برویم، هزینه‌های بیشتری را متحمل می‌شویم

فریبرز نجفی مهر، مدیرکل دفتر برنامه ریزی، نوسازی و تحول اداری استانداری کرمانشاه در گفتگو با خبرنگار مرصاد در این خصوص گفت: هر روز که دیرتر به سراغ دولت الکترونیک می رویم، بدون شک باید در آینده هزینه‌های بسیار زیادی را برای رسیدن به توسعه متحمل شویم.

وی افزود: دولت الکترونیک به این معنا است که بستر و زمینه ای مناسب مهیا شود تا مردم بتوانند در۲۴ساعت شبانه روز هر نوع خدمتی را که نیاز دارند از سازمان‌های دولتی دریافت دارند و بدون مراجعه فیزیکی مطالبات خود را از درگاه الکترونیکی پیگیری کنند.

استقرار دولت الکترونیک باعث حذف بروکراسی اداری می‌شود

نجفی مهر تاکید کرد: بدون تردید استقرار دولت الکترونیک علاوه بر شفاف سازی در رفتار و فعالیت ادارات، موجب حذف بروکراسی و فرآیندهای مزاحم برای خدمت‌رسانی به مردم می‌شود

.

وی افزود: اکنون سالهاست که در استان کرمانشاه اتوماسیون اداری در سازمان ها برقرار است و مکاتبات اداری از طریق این سیستم مبادله می شود اما قطعا این همه دولت الکترونیک نیست.

قرار بود در استان مجازی شهروندسالاری جای کاغذبازی را بگیرد

وی تصریح کرد: اینکه نامه ای به صورت غیرفیزیکی بین دستگاه های اجرایی ردوبدل شود می تواند ارزشمند باشد، اما باید بپذیریم که این رویه وقتی اثرگذار خواهد بود که مردم بتوانند درخواست خود را در منزل انجام دهند نه اینکه به صورت حضوری و با ایجاد ترافیک در سطح شهر و صرف هزینه به ادارات مراجعه کنند و نامه ای را تحویل دهند تا پس از اسکن توسط دبیرخانه، به واحدهای مختلف ارجاع شود.

نجفی مهر با بیان اینکه طی چند سال گذشته بود که با تدبیر دولت یازدهم، استان کرمانشاه به عنوان پایلوت استان مجازی در سطح کشور انتخاب شد، گفت: قرار بود مردم به تدریج خدمات خود را از طریق درگاه ادارات دریافت کرده و شهروندسالاری جای کاغذبازی را بگیرد.

وی در خصوص اینکه چرا هنوز نتوانسته ایم به چنین شرایطی برسیم نیز گفت: برخی ادارات حتی در اطلاع رسانی الکترونیکی به مخاطبین خود خساست ورزیده و در این بخش نیز با ضعف عملکردی شدیدی مواجه هستند.

این مسئول افزود: به هرحال ما برای دست یافتن به اهداف تعریف شده در دولت الکترونیک، نیازمند یک اراده واحد و عزم استانی بین همه دستگاه ها هستیم در غیر این صورت دولت الکترونیک تنها و تنها در اتوماسیون مکاتبات اداری خلاصه می شود و هیچ تحول اثربخش دیگری را در این حوزه شاهد نخواهیم بود.

وی در پاسخ به اینکه چند درصد ادارات استان به سیستم اتوماسیون اداری و بدون کاغذ متصل شده اند، گفت: نمی توان در این زمینه آمار دقیقی و بر اساس درصد داد اما تمام ادارات کل در مرکز استان به سیستم اتوماسیون اداری مجهز هستند، البته ممکن است شهرستان های آنها هنوز به صورت کامل وصل نشده باشند.

نجفی مهر تصریح کرد:همانطور که گفته شد هم اکنون سیستم اتوماسیون به صورتی است که تنها از طریق آن تنها نامه های اداری مبادله می شود اما هنوز هم ارباب رجوع باید نامه خود را به صورت دستی ارائه دهد و پس از اسکن در صورت نیاز به ارسال به دیگر ادارات از طریق از طریقpaperlessارسال می شود.

ادارات معدودی خدمات پرتالی ارائه می کنند

وی خاطرنشان کرد: برای اجرای کارهای اداری، سیستم اتوماسیون تنها بین ادارات اجرا می شود و برای استفاده مردم از این سیستم به حضور اولیه آنها در ادارات نیاز است و تنها در برخی از ادارات خدمات را از طریق پرتال ارائه می دهند که تعداد آنها نیز بسیار معدود هستند.

با توجه به مطالب فوق و مزایایی که اجرای سیستم اتوماسیون اداری برای جامعه دارد، اجرای کامل آن یک ضرورت انکارناپذیر است و شاید حتی بتوان از این طریق به سوالات بی جوابی که در ذهن مردم نسبت به موضوعات مختلف وجود دارد نیز پاسخ گفت.

همچنین به نظر می رسد با یک بررسی کارشناسی در سطح کلان می توان دریافت که چند درصد از ادارات استان برنامه های سالیانه خود را بر روی سایت سازمانی شان قرار داده اند و آغاز و انتهای یک پروژه و هزینه آن را به شهروندان اطلاع داده اند و یا چند درصد از آنها مردم را از قراردادهای منعقده میان خود و بخش خصوصی مطلع کرده اند و قطعا دستگاه هایی که که جزو درصدهای مذکور قرار می گیرند، توانسته اند به اهداف خود در اجرای دولت الکترونیک و سیستم اتوماسیون نزدیک شوند و سایرین از این قافله جا مانده اند